Le contexte
Morning exploite des espaces de travail et des lieux événementiels à Paris. Deux activités, deux façons de facturer :
- Les salles de réunion : beaucoup de petites factures, réservées en ligne, réglées par carte, par lien de paiement ou par virement.
- Les événements : séminaires, soirées, conférences. Moins de factures, mais de plusieurs milliers d'euros, avec des acomptes et des soldes.
Comme dans beaucoup d'entreprises en croissance, la relance n'était le métier de personne. La comptabilité relançait quand elle avait le temps, les équipes commerciales hésitaient à appeler des clients qu'elles voulaient revoir, et les retards s'accumulaient.
Le défi : ne relancer que ce qui est vraiment dû
Le plus difficile n'était pas d'écrire des relances : c'était de savoir, facture par facture, si elle était encore due. Les règlements arrivaient par la comptabilité, deux comptes de paiement en ligne et des virements groupés, et la personne qui avait signé le devis n'était pas toujours celle qui réglait la facture.
Relancer un client qui a déjà réglé, c'est la pire image possible pour un lieu qui vit de la fidélité de ses clients.
Ce que nous avons mis en place
1. Tout brancher avant d'envoyer quoi que ce soit
Les factures et les règlements de la comptabilité (Pennylane), les réservations et les signataires (BookingShake), les paiements en ligne (Stripe), les affaires en cours dans le CRM (Attio) et les appels (Aircall). Chaque facture est rapprochée de ses règlements avant d'entrer dans le circuit de relance.
2. Faire le ménage
Le rapprochement a sorti du recouvrement les factures déjà réglées par un autre chemin, et les factures annulées par un avoir. Aucune n'a reçu de relance. Les factures sans contact fiable ont été mises de côté, le temps de trouver le bon interlocuteur.
3. Relancer à son nom, sur le bon canal
- Des courriels au nom de Morning, avec la facture et un lien de paiement propre à chaque facture.
- Des SMS courts, en semaine et en journée, avec le reste dû et le lien de paiement.
- Des appels de notre équipe à Paris, qui lit tout le dossier avant de décrocher.
- Les réponses lues et traitées : une question, une promesse de règlement, un « ce n'est plus moi » qui change le destinataire, une absence qui ne bloque rien.
4. Des garde-fous, partout
- Le règlement est revérifié juste avant chaque envoi : une facture réglée la veille n'est pas relancée.
- Les débiteurs sont surveillés au BODACC : redressement ou liquidation, les relances s'arrêtent et une déclaration de créance est préparée.
- Quand un commercial de Morning a une affaire en cours avec le client, le dossier remonte avant toute escalade.
- Aucune mise en demeure, aucun contentieux sans l'accord de Morning : la décision arrive dans Slack, avec le contexte, et se prend en un clic.
Les résultats
Pendant les dix premiers jours, 35 factures ont été réglées, pour 25 000 €, uniquement des règlements arrivés après une action de notre part : un règlement spontané n'est jamais mis à notre crédit. Trois relances sur quatre ont été ouvertes, et un client relancé sur quatre a répondu dès la première semaine, souvent pour un détail qui bloquait le règlement : une facture à renvoyer, un bon de commande, un autre interlocuteur.
Pour l'équipe de Morning, le changement est ailleurs : plus personne ne relance, ne rapproche à la main ou ne cherche le bon contact. Elle reçoit un point chaque semaine et ne prend que les décisions qui lui reviennent.
Et pour vous ?
Le même fonctionnement s'applique à toute entreprise qui facture d'autres entreprises : nous commençons par vos factures en retard, puis nous relançons toutes vos nouvelles factures pour que le stock ne se reforme pas. La relance se paie par abonnement selon le volume, le recouvrement au-delà de 30 jours de retard à 15 % des sommes recouvrées. Le détail de la méthode est sur Récupérer vos impayés.