En une page
- La moitié du travail se fait avant l'échéance : une facture complète, envoyée à la bonne personne, avec un moyen de régler en deux minutes.
- Relancer tôt, souvent, poliment. Une facture relancée dès le lendemain de l'échéance se règle bien plus vite qu'une facture relancée au bout d'un mois.
- Le téléphone débloque ce que le courriel ne débloque pas : un bon de commande manquant, un mauvais destinataire, une validation interne en attente.
- Chaque échange se termine par un engagement : un montant, une date, un moyen de paiement. Et un écrit qui le confirme.
- La mise en demeure arrive au bon moment, ni trop tôt ni jamais : vers 45 à 60 jours de retard, après un dernier avertissement.
1. Avant l'échéance : ce qui fait régler à temps
Un client sur deux qui règle en retard n'a pas décidé de ne pas payer : la facture est bloquée quelque part. Il manque un numéro de bon de commande, elle est partie chez la mauvaise personne, ou personne n'a pensé à la valider. Ces blocages se traitent avant l'échéance.
Une facture qui ne laisse aucune excuse
- Les mentions obligatoires entre professionnels (article L441-9 du Code de commerce) : date d'échéance, taux des pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 €, conditions d'escompte.
- La référence du client : numéro de bon de commande, nom du projet, code d'engagement. Sans elle, beaucoup de services comptables mettent la facture de côté.
- Le détail de la prestation, assez précis pour être validé sans vous rappeler.
- Un RIB lisible et, si possible, un lien de paiement par carte ou virement.
Le bon destinataire
Celui qui a signé le devis n'est pas toujours celui qui règle. Demandez dès la commande à qui adresser les factures : une adresse comptable générique, une plateforme de dépôt, un acheteur. Notez aussi un numéro de téléphone direct : il servira le jour où la facture sera en retard.
Des délais clairs et légaux
Entre professionnels, le délai de paiement ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si c'est prévu au contrat. À défaut d'accord, il est de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation (article L441-10). Pour une nouvelle relation ou un montant important, un acompte à la commande reste la meilleure protection.
2. Le calendrier de relance, jour par jour
Le bon rythme tient en une idée : la pression monte par paliers, et chaque palier change de canal ou de ton. Voici celui que nous appliquons par défaut, à adapter à vos clients.
| Quand | Canal | Ton | Objectif |
|---|---|---|---|
| J-5 | Courriel | Service | Rappeler l'échéance, vérifier que la facture est bien arrivée |
| J+1 | Courriel | Courtois | Signaler le retard sans reproche, renvoyer la facture et le lien de paiement |
| J+7 | Courriel + SMS | Courtois | Obtenir une réponse : réglée, en cours, ou bloquée |
| J+15 | Appel | Direct | Trouver le blocage et obtenir une date de règlement |
| J+21 | Courriel | Direct | Confirmer par écrit l'engagement pris au téléphone, ou relancer |
| J+30 | Appel + courriel | Ferme | Remonter d'un cran : dirigeant, direction financière |
| J+45 | Courriel + courrier | Ferme | Dernier avertissement : pénalités et mise en demeure annoncées |
| J+50 à J+60 | Lettre recommandée | Formel | Mise en demeure de payer sous 8 à 15 jours |
Trois règles pour que ce calendrier fonctionne :
- Vérifiez les paiements avant chaque envoi. Relancer un client qui vient de régler est l'erreur qui coûte le plus cher en image.
- Toute réponse suspend le calendrier. Une question, une contestation, une promesse : on traite, puis on reprend à la bonne étape.
- Relancez le client, pas la facture. S'il vous doit trois factures, un seul message avec un relevé vaut mieux que trois relances.
3. Sept messages prêts à l'emploi
Courts, précis, avec toujours les mêmes éléments : numéro de facture, montant, échéance, moyen de régler. Remplacez les champs entre crochets.
J-5 · Le rappel de service
J+1 · Le retard, sans reproche
J+7 · Le SMS
J+21 · La confirmation d'un engagement
J+30 · L'escalade
J+45 · Le dernier avertissement
Après le règlement · Le remerciement
Ce dernier message n'est pas une formalité : il ferme le dossier sur une note positive, et c'est ce dont le client se souviendra à la prochaine commande.
4. Le script d'appel
Un appel de recouvrement réussi dure souvent moins de cinq minutes. Il suit toujours la même trame.
- Se présenter et vérifier l'interlocuteur. « Bonjour, [prénom] de [société]. Je vous appelle au sujet de la facture n° [n°] de [montant] €. C'est bien vous qui suivez nos factures ? » Sinon : nom, ligne directe, adresse de courriel de la bonne personne.
- Poser une question ouverte, et se taire. « Où en est-elle de votre côté ? » La réponse dit presque toujours où est le blocage.
- Lever le blocage pendant l'appel. Facture manquante : on la renvoie pendant qu'il est en ligne. Bon de commande : on le demande. Validation : on demande qui valide, et quand.
- Obtenir un engagement précis. Un montant, une date, un moyen de paiement. « Le 15 » ne suffit pas : « le virement part vendredi 15, pour 4 380 € » oui.
- Récapituler et confirmer par écrit dans l'heure (modèle J+21). Noter dans votre suivi la date de rappel si rien n'arrive.
5. Dix objections, dix réponses
| Ce qu'on vous dit | Ce qu'on répond |
|---|---|
| « Je n'ai pas reçu la facture. » | « Je vous la renvoie tout de suite. À quelle adresse ? » Puis : « Vous pouvez me confirmer sa réception pendant qu'on est en ligne ? » |
| « Elle est en cours de validation. » | « Qui la valide, et quand passe-t-elle en paiement ? Je peux contacter cette personne directement si ça aide. » |
| « Il manque le bon de commande. » | « Pouvez-vous me donner son numéro ? Je vous renvoie la facture complétée dans l'heure. » |
| « On paye à 90 jours. » | « La loi plafonne les délais à 60 jours, et notre facture prévoyait [délai]. Quelle date pouvez-vous me confirmer ? » |
| « Le paiement est parti. » | « Merci ! À quelle date et pour quel montant ? Je fais le rapprochement et je reviens vers vous si je ne le retrouve pas. » |
| « On a un problème de trésorerie. » | « Je comprends. Que pouvez-vous régler aujourd'hui, et que proposez-vous pour le reste ? » (voir chapitre 6) |
| « La prestation n'était pas conforme. » | « Qu'est-ce qui pose problème, précisément ? » Notez-le, transmettez au responsable du projet et proposez une réponse sous 48 h. Demandez le règlement de la partie non contestée. |
| « Ce n'est plus moi qui m'en occupe. » | « Qui a repris le dossier ? Pouvez-vous me donner son courriel et sa ligne directe ? » |
| « Rappelez la semaine prochaine. » | « Avec plaisir. Quel jour, à quelle heure ? Et d'ici là, qu'est-ce qui doit se passer pour que la facture soit réglée ? » |
| « Arrêtez de nous relancer. » | « Bien sûr, dès qu'on aura une date de règlement. Quelle date puis-je noter ? » |
6. Négocier un échéancier sans se faire balader
Un échéancier bien construit récupère l'argent et garde le client. Mal construit, il ne fait que repousser le problème. Cinq règles :
- Un premier versement immédiat, à la signature. C'est la meilleure preuve de bonne foi.
- Peu d'échéances, à dates fixes : trois à six mois au plus, le même jour chaque mois.
- Une clause de déchéance du terme : une échéance manquée rend tout le solde exigible immédiatement.
- Les pénalités en contrepartie : vous y renoncez si l'échéancier est respecté, elles redeviennent dues sinon.
- Tout par écrit, accepté par le client par retour de courriel, et un rappel deux jours avant chaque échéance.
7. La mise en demeure, et après
La mise en demeure est la dernière demande avant une action en justice. Envoyez-la par lettre recommandée avec accusé de réception, au siège du client, avec un délai précis pour payer. Elle doit rappeler le fondement de la créance, le détail des factures, les relances déjà faites, les pénalités réclamées et les suites envisagées. Notre générateur gratuit la rédige pour vous.
Si le client ne règle toujours pas
- Jusqu'à 5 000 € : la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. Un commissaire de justice propose au client un accord de paiement, sans juge. Rapide, mais elle suppose que le client accepte.
- Facture non contestée : l'injonction de payer. Une requête au tribunal de commerce (client commerçant ou société commerciale) ou au tribunal judiciaire, sans avocat obligatoire. L'ordonnance est signifiée par un commissaire de justice ; le client a un mois pour s'y opposer, après quoi elle devient exécutoire.
- Facture contestée ou montant élevé : un avocat pourra demander une provision en référé ou engager une action au fond.
Entre professionnels, vous avez en principe 5 ans pour agir (article L110-4 du Code de commerce). La mise en demeure ne suspend pas ce délai.
8. Quatre indicateurs à suivre chaque semaine
| Indicateur | Calcul | Ce qu'il vous dit |
|---|---|---|
| DSO (délai moyen de règlement) | Encours clients TTC ÷ chiffre d'affaires TTC des 90 derniers jours × 90 | Combien de jours de chiffre d'affaires dorment chez vos clients |
| Part en retard | Montant échu non réglé ÷ encours total | Si vos délais sont respectés, indépendamment de votre croissance |
| Retards de plus de 60 jours | Montant échu depuis plus de 60 jours | Le stock à risque : plus il vieillit, moins il se récupère |
| Promesses tenues | Règlements arrivés à la date promise ÷ promesses obtenues | La qualité de vos relances : une promesse sans date précise ne compte pas |
Un tableau d'une ligne par semaine suffit. Ce qui compte, c'est la tendance, et de regarder les mêmes chiffres au même moment.
9. La check-list
À la commande
- Destinataire des factures et téléphone direct notés
- Numéro de bon de commande ou référence client obtenu
- Délai de paiement écrit, dans la limite légale
- Acompte demandé pour un nouveau client ou un gros montant
À la facture
- Mentions obligatoires : échéance, taux de pénalités, indemnité de 40 €, escompte
- RIB et lien de paiement
- Rappel programmé à J-5
Pendant le retard
- Paiements vérifiés avant chaque relance
- Un appel au plus tard à J+15
- Chaque échange terminé par un montant, une date, un moyen de paiement
- Chaque engagement confirmé par écrit
- BODACC vérifié avant la mise en demeure
Chaque semaine
- DSO, part en retard, retards de plus de 60 jours, promesses tenues
Vous préférez que nous nous en occupions ?
Payday applique ce guide pour vous. La relance de vos factures, à votre nom par courriel, SMS et téléphone, se fait par abonnement selon le volume. Au-delà de 30 jours de retard, notre équipe à Paris recouvre : 10 jours de relance flash, la négociation, puis la mise en demeure, à 15 % de ce que nous recouvrons. Les mises en demeure sont validées une à une par vous, ou autorisées à l'avance après 10, 15 ou 30 jours, comme vous le choisissez. Votre premier recouvrement est offert.
Commencer à récupérer mes impayés ou appelez-nous au 07 43 11 36 18 · contact@payday.fr
Ce guide est fourni à titre d'information et ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation. Payday, octobre 2026.